Müssen Beobachtungsbögen den Eltern ausgehändigt werden? Was ist zu beachten?

Kurz gesagt: Ja, Beobachtungsbögen müssen den Eltern ausgehändigt werden. Sowohl während der Betreuungszeit, als auch bei Beendigung der Betreuung haben die Eltern Anspruch auf den Zugang zu den „Beobachtungsdaten“.

Eltern haben das Recht, jederzeit Einblick in die Dokumentationsunterlagen ihres Kindes zu nehmen und eine Kopie der enthaltenen Daten zu erhalten. Dies ergibt sich schon aus der Erziehungspartnerschaft die im SGB VIII angelegt ist und auch aus dem Auskunftsrecht der DSGVO.

Was ist bei der Herausgabe zu beachten?

Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist zu beachten, dass keine personenbezogene Daten von Beschäftigten in der Kopie enthalten sind.
Man kann diese schon vor der Erstellung der Kopie z.B. mit einem Streifen Papier überdecken, oder die Seiten wenn möglich so abknicken, dass die Fachkraft nicht mehr auf der Kopie zu sehen ist. Nachträglich die Namen aus der Kopie ausschneiden ist auch eine Möglichkeit. Nur mit einem Schwarzen Stift übermalen reicht meist nicht aus, da die Deckkraft fehlt.

Was ist in Bezug auf Beobachtungsbögen noch zu beachten?

Während der Betreuungszeit in der Kindertageseinrichtung muss die Dokumentation verschlossen aufbewahrt werden.
Ohne Einwilligung der Eltern dürfen keine Informationen aus der Dokumentation an Dritte (z.B. Schulen, Jugendämter, Fachdienste) weitergegeben werden.
Bei Austritt des Kindes aus der Einrichtung wird den Eltern eine Kopie der Dokumentation überreicht. Es ist ratsam, die Aushändigung von den Eltern bestätigen zu lassen.
Nach Betreuungsende müssen alle Beobachtungsbögen vernichtet werden. Es empfiehlt sich vorher eine Übergabe bzw. das Angebot an die Eltern auszusprechen und zu dokumentieren.